ניהול כנסים בינלאומיים

ניהול כנסים בינלאומיים בישראל
ניהול כנסים בינלאומיים בישראל, מצריכה הכנה מרובה, היות ומדובר באירוע בו משתתפים אנשים מרחבי העולם. יש להתיחס אל האנשים הנכונים וליצור עבורם רקע מתאים. ישראל בתור מדינה מארחת, צריכה לדאוג לנהל את הכנס בצורה הטובה ביותר, מדויקת ונכונה, כדי ליצור רושם חיובי על המשתתפים ושירצו לעשות זאת פעם נוספת. לשם כך מומלץ בחום להיעזר בשירותיה של חברה מקצועית ומנוסה כמו לדוגמא ארטרא כנסים שמתמחה בתחום זה כבר למעלה מ- 32 שנים.

מה הכוונה?
ראשית כל, יש לתכנן את הכנס לפרטי פרטים, אסור להשתמש בשיטת ה"סמוך" הישראלית. ניהול כנסים בינלאומיים דורשת לפני הכל תכנון מדויק. האירופאים אוהבים דברים ברורים, ואכפת להם כאשר לוח הזמנים אינו מוקפד. רושם גרוע מאד יהיה עליהם אם יבואו לכנס שמטרתו מעורפלת, וגם אם המשתתפים הנם אמריקאים זה לא מריח טוב.

כמו כן, יש לדאוג ליצוק לכנס תוכן רציני. לא להביא לאנשים לתחושה ש"בשביל מה בכלל הגענו הנה?". להביא תוכנית רצינית ומושקעת ולחשוב היטב מה יהיה בכל שלב.

משימה זו כוללת, הבאת מרצים מומחים בתחומם, ואנשי מקצוע איכותיים, כיבוד האורחים ונתינת תשומת לב לכל אחד, עם מתן קרדיט לאורחי הכבוד.

זכרו: ככל שהרושם על האורחים יהיה גדול יותר, כך גדלים הסיכויים שהכנס הבא יהיה שוב בישראל. 

להצליח עם ניהול כנסים בינלאומיים
הנה מספר כללים חשובים להצלחה עם ניהול כנסים בינלאומיים:

להציג את ישראל במקום מכובד ובעל ערך, אין טעם לשדר חולשה או חוסר מקצועיות. לא משנה מה הנושא שהכנס מדבר עליו, אבל החשוב מכל הוא התדמית. אם ישראל תוצג כמקום עם גב חזק ועם ידע איכותי, יהיו יוזמי הכנסים הבאים מוכנים לבוא שוב לכאן.
להתגבר על השפה - אמנם השפה המדוברת בישראל היא עברית, ובוודאי קל למשתתפים הישראלים לנהל את הכנס בשפה זו. בתור מארחים של אורחים מחו"ל יש לבוא לקראתם. חשוב לנהל את הכנס בשפה בינלאומית והכי טוב באנגלית. הדבר מוכיח כי פנינו לקראת שינויים מתבקשים ואנחנו פתוחים וגמישים.
משתתפים מקצועיים - חשוב להביא לכנס אך ורק אנשים מקצועיים בתחום שבו הכנס עוסק. ניהול כנסים בינלאומיים בידי אנשי צוות לא מיומנים משדר חוסר הצלחה מוחלט. אי אפשר לתקן את הרושם הגרוע שיוצרים אנשים בלתי מיומנים, ולכן יש להתייחס בכובד ראש את מי להביא לשם. 

הסוד: יחסי ציבור
אפשר לסכם ולומר כי המטרה העיקרית של ניהול כנסים בינלאומיים הוא ניהול של יחסי ציבור נכונים. לשם כך יש לבחור באנשים המתאימים המתמחים בתחום זה, שיציגו את ישראל כמקום מועדף ויסבירו למה זה כל כך טוב. הכל ענין של יחסי ציבור ושל יכולת להציג את הדברים בצורה נכונה. הדגשת הצדדים החיוביים עם מתן חשיבות עליונה להבטים בהם ישראל מצטיינת, תתרום רבות לרושם החיובי שישראל תיצור בקרב משתתפי הכנס.